12 Thực tiễn tốt nhất về quản lý danh sách email để có nhiều tương tác hơn vào năm 2021

Trong tiếp thị kỹ thuật số, có xu hướng đo lường kết quả dựa trên quy mô khán giả của chúng tôi.

Chúng tôi bận tâm đến việc danh sách email của mình lớn như thế nào, thu hút bao nhiêu người theo dõi hoặc bao nhiêu người đăng ký kênh của chúng tôi. Đồng thời, chúng tôi hoàn toàn bỏ qua tầm quan trọng của việc giữ chân khán giả. Và các thuật ngữ như quản lý danh sách email thậm chí không có trong từ điển của chúng tôi.

Nói cách khác, các hoạt động của chúng tôi thường được đo lường dựa trên sự tăng trưởng , nhưng không phải là các vấn đề kém thuận lợi hơn như tiêu hao danh sách. Và việc nắm giữ các phân đoạn lớn dữ liệu không hoạt động và coi những địa chỉ liên hệ này như thể họ đang tích cực tham gia sẽ dẫn đến những thách thức trong tương lai.

Trong email marketing , đặc biệt là một tỷ lệ tương tác thấp không chỉ là xấu bởi vì bạn không sử dụng khán giả của bạn đầy đủ tiềm năng của họ. Thật tệ vì nó ảnh hưởng đến khả năng gửi email của bạn – khả năng tổng thể để tiếp cận hộp thư đến của người đăng ký và đáp ứng mục tiêu doanh thu của bạn.

Chất lượng danh sách email so với số lượng danh sách email.

Đương nhiên, không thể giữ mọi người tham gia vào những gì bạn làm hoặc nói. Đó là lý do tại sao chiến lược tiếp thị qua email của bạn cũng nên đặt ra các quy tắc cho những gì bạn sẽ làm, ví dụ như với những người không còn tham gia vào giao tiếp qua email của bạn.

Đây là lúc quản lý danh sách email phát huy tác dụng. Đó là việc đảm bảo rằng bạn thu thập dữ liệu cá nhân của người dùng đúng cách, danh sách liên hệ của bạn tốt, các chiến dịch email của bạn không bị chôn vùi trong các thư mục spam – hoặc tệ hơn – bị chặn hoàn toàn.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn thiết lập các quy tắc đó. Chúng tôi sẽ chia sẻ 12 phương pháp hay nhất về quản lý danh sách email sẽ giúp bạn giữ cho người nhận hài lòng và cơ sở dữ liệu email của bạn sạch sẽ. Chúng tôi cũng sẽ nêu bật cách bạn có thể triển khai tất cả các mẹo này bằng GetResponse.

Phần thưởng: Nếu bạn muốn thông tin này ở định dạng trực quan hơn, hãy xem đồ họa thông tin của chúng tôi ở cuối bài viết này .

MỤC LỤC

Nhưng trước tiên, quản lý danh sách email là gì?

Quản lý danh sách email mô tả chiến lược quản lý và kiểm soát người đăng ký email trong danh sách và phân đoạn của bạn.

Nó xem xét các quy trình khác nhau, bắt đầu từ việc duy trì việc gắn thẻ và phân đoạn cập nhật đến việc xóa các bản sao, hủy đăng ký và địa chỉ email chưa được đóng gói khỏi danh sách liên hệ của bạn.

Thông qua chiến lược này, bạn có thể gửi nhiều email được nhắm mục tiêu hơn, điều này rất cần thiết để cung cấp các chiến dịch email hấp dẫn và chuyển đổi cao.

Lợi ích của việc quản lý danh sách email thích hợp

Quản lý danh sách email không chỉ là một phương pháp hay. Đó là một chiến lược có thể đưa bạn đi trước các công việc kinh doanh khác và chuyển đổi chương trình tiếp thị qua email của bạn thành một chương trình tạo ra lợi tức đầu tư vượt trội.

Đây là những gì bạn có thể đạt được thông qua việc quản lý địa chỉ liên hệ email của mình:

  • Bạn sẽ hiểu rõ hơn về đối tượng của mình , bao gồm các phân đoạn chính tạo ra nhiều giá trị nhất cho doanh nghiệp của bạn.
  • Bạn sẽ có dữ liệu đáng tin cậy hơn và sẽ có thể gửi nhiều email được cá nhân hóa hơn để tăng doanh thu từ các chiến dịch của bạn.
  • Bạn sẽ đạt được tỷ lệ đặt trong hộp thư đến cao hơn vì các bộ lọc thư rác phụ thuộc nhiều vào mức độ tương tác của người dùng email
  • Bạn sẽ duy trì một danh sách lành mạnh, không có các địa chỉ không mong muốn như bẫy thư rác, địa chỉ liên hệ không được sử dụng và địa chỉ email giả mạo.
  • Bạn sẽ giảm chi phí của mình , vì hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ tiếp thị qua email đều tính phí bạn dựa trên kích thước danh sách liên hệ của bạn hoặc số lượng bạn gửi đến.

Bây giờ chúng ta đã hiểu quản lý danh sách email là gì và biết giá trị của nó, chúng ta hãy đi vào một số phương pháp hay nhất mà bạn có thể bắt đầu làm việc.

GetResponse Email List Builder cung cấp mọi thứ bạn cần để phát triển và quản lý danh sách liên hệ của mình một cách hiệu quả. Các tính năng bao gồm Trình tạo biểu mẫu đăng ký, Gắn thẻ và phân đoạn nâng cao, Quản lý sự đồng ý, v.v.

Các phương pháp hay nhất để quản lý email hoặc danh sách liên hệ

Dưới đây là 12 phương pháp hay nhất mà bạn có thể sử dụng để bắt đầu và cải thiện quy trình quản lý danh sách email hiện có của mình.

1. Đảm bảo các biểu mẫu chọn tham gia của bạn được thiết lập đúng cách

Mặc dù bạn có thể đã có cơ sở dữ liệu email, nhưng bạn nên bắt đầu ở đầu kênh và đảm bảo các biểu mẫu đăng ký của bạn được thiết lập đúng cách.

Ý của tôi là không chỉ các biểu mẫu đăng ký của bạn được bảo mật và thêm các liên hệ mới vào cơ sở dữ liệu email của bạn trong thời gian thực, mà còn giúp bạn thu thập sự đồng ý của người dùng theo đúng cách.

Làm điều này, bạn sẽ tránh được rắc rối sau này khi lọc những người đăng ký không quan tâm đến ưu đãi của bạn hoặc không bao giờ có ý định tham gia danh sách của bạn ngay từ đầu.

Dưới đây là các quy tắc chung bạn sẽ muốn tuân theo trong biểu mẫu đăng ký của mình:

  • Hãy cụ thể và hoàn toàn minh bạch về những gì người dùng của bạn đang đăng ký. Bạn không muốn lừa mọi người tham gia đăng ký của bạn bằng cách đưa ra những lời hứa hão huyền.
  • Chỉ hỏi khách của bạn những thông tin cá nhân hoàn toàn cần thiết, như tên và địa chỉ email. Trong hầu hết các trường hợp, đó là tất cả những gì bạn cần để gửi nội dung có liên quan đến khán giả của mình và bạn có thể thu thập bất kỳ thông tin bổ sung nào (như tên công ty hoặc ngày sinh) sau đó.
  • Nhận được sự đồng ý rõ ràng nếu bạn định gửi email tiếp thị đến các địa chỉ liên hệ của mình. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách thêm một hộp kiểm tùy chọn cho phép người dùng chọn nếu họ muốn tham gia danh sách của bạn.
  • Cung cấp thông tin bổ sung về cách bạn sẽ xử lý dữ liệu người dùng , cách người đăng ký có thể chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu của họ và cách họ có thể truy cập thông tin chính sách bảo mật của bạn.
  • Tốt nhất , hãy sử dụng tùy chọn tham gia đã xác nhận để xác minh những người đăng ký email mới và lọc ra các địa chỉ email không hợp lệ ngay lập tức.

Ngoài ra, trên trang web hoặc trang đích của mình, bạn cũng có thể muốn thêm các tính năng bảo mật bổ sung để giúp bạn lọc ra lưu lượng truy cập bot và tránh cái gọi là đánh bom thư . Với các dịch vụ miễn phí như reCAPTCHA của Google , bạn có thể đảm bảo rằng các biểu mẫu của mình sẽ không bị xâm phạm và không có bot nào sẽ được tự động thêm vào danh sách email hoặc hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của bạn. Và hãy yên tâm, với reCaptcha được cài đặt, trang của bạn sẽ vẫn hoạt động bình thường và cho phép người dùng thực gửi biểu mẫu của bạn.

Biểu mẫu đăng ký nhận bản tin được tạo bằng Trình tạo biểu mẫu đăng ký GetResponse.
Biểu mẫu đăng ký nhận bản tin được tạo bằng Trình tạo biểu mẫu đăng ký GetResponse

Mẹo chuyên nghiệp: Trình tạo biểu mẫu đăng ký GetResponse cho phép bạn thiết lập các biểu mẫu đăng ký sẽ giúp bạn nắm bắt khách hàng tiềm năng và tự động chuyển chúng vào cơ sở dữ liệu của mình. Trên hết, nhờ tính năng trường đồng ý, nó cũng giúp bạn tuân thủ GDPR và quản lý đúng sự đồng ý của người dùng.

2. Xác minh các địa chỉ liên hệ mới với tùy chọn tham gia đã xác nhận

Chúng tôi đã đề cập ngắn gọn đến tùy chọn tham gia hay còn gọi là chọn tham gia kép đã được xác nhận ở điểm trước, nhưng cần xem xét chi tiết hơn một chút về vấn đề này

Đặc biệt là nó được coi là tiêu chuẩn vàng của tiếp thị qua email bởi nhiều tổ chức, bao gồm Spamhaus và M3AAWG .

Với tính năng quản lý danh sách email thích hợp, bạn sẽ có thể lọc ra những người đăng ký email không được sử dụng cho dù họ bắt đầu không phản hồi ở đâu hoặc khi nào. Tuy nhiên, việc chọn tham gia đã được xác nhận có thể giúp bạn đảm bảo rằng chỉ những liên hệ chất lượng mới tham gia vào danh sách của bạn ngay từ đầu.

Đây là cách nó hoạt động:

Bước 1. Trong biểu mẫu đăng ký của bạn, bạn thông báo cho người liên hệ mới rằng để tham gia đầy đủ đăng ký, họ cần xác minh địa chỉ email của mình bằng cách nhấp vào liên kết trong email xác nhận.

Đây là cách Hơn nữa nó thực hiện trên trang đăng ký nhận bản tin của họ, cảm ơn bạn:

Trang cảm ơn đăng ký bản tin thông báo cho người dùng rằng họ cần xác minh địa chỉ email của mình.
Trang cảm ơn thông báo cho người dùng về sự cần thiết phải xác nhận đăng ký của họ

Bước 2. Họ nhận được một xác nhận có chứa một liên kết duy nhất xác minh việc gửi của họ. Nếu họ nhấp vào nó thành công, họ sẽ được thêm vào danh sách của bạn. Nếu họ không nhấp vào nó, họ sẽ không được thêm vào danh sách của bạn.

Đây là email xác nhận từ More trông như thế nào:

Email xác nhận từ Hơn nữa.
Email xác nhận từ Hơn nữa

Nhờ đó, ngay cả khi một số người mắc lỗi đánh máy hoặc cung cấp cho bạn một địa chỉ email giả, nó sẽ không ảnh hưởng đến sự thành công của chương trình email của bạn. Đó là bởi vì những người dùng như vậy sẽ không bao giờ nhấp vào liên kết xác minh và do đó sẽ không nhận được liên lạc của bạn trong tương lai.

Mặc dù lựa chọn tham gia đã được xác nhận giúp bạn xây dựng một danh sách lành mạnh, nhưng cũng có một lợi ích khác – nó mang lại cho các Nhà cung cấp Dịch vụ Internet (ISP) như Gmail hoặc Yahoo! một tín hiệu cho thấy bạn là một người gửi tin cậy và tin nhắn của bạn là hợp pháp. Nói cách khác, nó giúp bạn xây dựng danh tiếng người gửi mạnh mẽ, cải thiện khả năng gửi email và giúp thư của bạn tránh xa các thư mục spam.

Mẹo chuyên nghiệp: Một số nhà tiếp thị email lo lắng rằng tỷ lệ đăng ký của họ sẽ giảm nếu họ triển khai tùy chọn tham gia đã được xác nhận. Mặc dù điều đó có thể xảy ra và bản thân chúng tôi đã từng trải qua điều này trong quá khứ, nhưng có một số cách để tăng tỷ lệ người nhấp thành công vào liên kết xác minh trong email của bạn.

Trước hết, trên khắp các trang đích, biểu mẫu đăng ký và trang cảm ơn, bạn nên nhấn mạnh rằng người dùng cần thực hiện thêm một bước nếu họ muốn tham gia danh sách của bạn.

Thứ hai, bạn có thể cung cấp các nguyên tắc về email xác nhận trông như thế nào (ví dụ: tên người gửi, dòng chủ đề) hoặc nơi người dùng nên tìm kiếm nó (ví dụ: nếu nó nằm trong thư mục spam).

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn có thể mang lại lợi ích tức thì cho đối tượng của mình mà chỉ có thể được truy cập nếu họ xác minh địa chỉ email của mình. Ví dụ: đây có thể là mã giảm giá hoặc liên kết tải xuống sách điện tử được gửi qua email (thay vì cung cấp trên trang của bạn).

3. Chào mừng những người liên hệ mới của bạn bằng email chào mừng

Khi những người đăng ký mới chọn tham gia vào danh sách liên hệ của bạn, mức độ tương tác và sự quan tâm của họ đối với thương hiệu của bạn đang ở mức cao nhất.

Sau cùng, họ đã có một quyết định cân nhắc để điền vào biểu mẫu đó và cung cấp cho bạn địa chỉ email của họ vì bạn đã thu hút được sự quan tâm của họ. Và bây giờ họ đang háo hức mong đợi động thái tiếp theo của bạn.

Cách tốt nhất để tạo ấn tượng tốt với những người đăng ký mới của bạn là gửi cho họ một email chào mừng tuyệt vời – hoặc thậm chí là toàn bộ chuỗi email giới thiệu.

Ví dụ về email chào mừng được thiết kế tốt và hấp dẫn từ Magic Spoon.
Ví dụ về email chào mừng được thiết kế tốt và hấp dẫn từ Magic Spoon.

Đây là những gì bạn có thể đạt được thông qua (loạt) email chào mừng:

  • Xác nhận với những người nhận mới rằng đăng ký đã được xử lý tốt.
  • Cảm ơn những người liên hệ mới đã tham gia danh sách và giao cho bạn thông tin cá nhân của họ.
  • Đặt âm điệu cho các cuộc giao tiếp trong tương lai và thông báo cho họ về tần suất và chủ đề bạn sẽ tiếp xúc.
  • Cung cấp bất kỳ nội dung nào bạn đã hứa với họ trong biểu mẫu đăng ký.
  • Cung cấp các mẹo và liên kết hữu ích về cách tốt nhất để bắt đầu khám phá thương hiệu hoặc trang web của bạn.
  • Xác nhận địa chỉ người gửi mà họ có thể mong đợi được nghe từ bạn trong tương lai, để họ thêm địa chỉ đó vào danh sách người gửi an toàn của họ.

Trên hết, vì email chào mừng có tỷ lệ tương tác đặc biệt cao ( tỷ lệ mở trung bình trên 86% và nhấp qua trên 24% theo nghiên cứu Điểm chuẩn tiếp thị qua email của chúng tôi) nên chúng có thể ảnh hưởng tích cực đến danh tiếng người gửi của bạn trong Nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) ) như Gmail hoặc Yahoo! mắt.

Mẹo chuyên nghiệp: Thiết lập một email chào mừng rất đơn giản và xem xét tính hiệu quả của nó, đó là điều bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Sử dụng GetResponse Marketing Automation, bạn có thể chỉ cần chọn một mẫu quy trình làm việc, quyết định danh sách email nào mà quy trình làm việc sẽ hoạt động và sau đó chọn thông báo chào mừng của bạn.

Thư viện quy trình công việc tự động hóa tiếp thị trong GetResponse
Thư viện quy trình công việc tự động hóa tiếp thị trong GetResponse
Quy trình làm việc email chào mừng đơn giản được xây dựng với Tiếp thị tự động hóa.
Quy trình làm việc email chào mừng đơn giản được xây dựng với Tiếp thị tự động hóa

Bản thân việc xây dựng thông điệp chào mừng cũng dễ dàng. Tất cả những gì bạn cần làm là chọn một trong các mẫu email có sẵn (hoặc tạo một mẫu từ đầu), điền vào bản sao của bạn và tùy chỉnh thông báo để phù hợp với thương hiệu của bạn.

Thư viện mẫu tiếp thị qua email có sẵn trong GetResponse Email Creator.
Thư viện mẫu tiếp thị qua email có sẵn trong GetResponse Email Creator

4. Làm chủ việc gắn thẻ và phân đoạn của bạn

Các kỹ thuật quản lý danh sách email hiệu quả khác là gắn thẻ và phân đoạn .

Cho dù bạn đang giao dịch với những người đăng ký mới hay những người đã có trong danh sách của bạn trong nhiều tháng, bạn sẽ muốn phân khúc đối tượng của mình để chạy các chiến dịch được nhắm mục tiêu hơn và thúc đẩy nhiều tương tác hơn.

Hầu hết các giải pháp tiếp thị qua email đều có các công cụ cho phép lọc người đăng ký dựa trên các thuộc tính và hành vi cá nhân của họ. Và với thông tin này, bạn có thể cá nhân hóa email cho từng người đăng ký. Ngày đăng ký, sở thích, giới tính, tuổi, vị trí, ngành và hành vi mua hàng là một số dữ liệu hoặc tiêu chí chính thường được sử dụng để phân đoạn danh sách.

Chế độ xem thẻ liên hệ trong GetResponse hiển thị các thẻ và hoạt động của người nhận
Chế độ xem thẻ liên hệ trong GetResponse hiển thị các thẻ và hoạt động của người nhận

Nhưng làm thế nào để bạn phân đoạn danh sách email của mình? Đây là cách thực hiện bên trong GetResponse.

Bước 1. Đi tới danh sách của bạn và chỉ định các điều kiện bạn muốn sử dụng để lọc danh bạ của mình.

Bạn có thể lọc người đăng ký bằng cách sử dụng chi tiết liên hệ của họ (ví dụ: tên, email, ngày đăng ký), hành động liên hệ (ví dụ: tin nhắn đã mở, liên kết được nhấp vào, hội thảo trên web đã tham dự), vị trí địa lý, thẻ, dữ liệu thương mại điện tử, v.v.

Ví dụ: ở đây, chúng tôi đã tìm kiếm tất cả những người đã đăng ký vào danh sách của chúng tôi từ ngày 1 đến ngày 10 tháng 5 năm 2021:

Lọc địa chỉ liên hệ sử dụng điều kiện phạm vi ngày trong GetResponse.
Lọc địa chỉ liên hệ sử dụng điều kiện phạm vi ngày trong GetResponse

Bước 2. Khi bạn đã chỉ định các điều kiện, hãy nhấn lưu và điều này sẽ tạo một phân đoạn mới cho bạn.

Bây giờ, điều hữu ích là các phân đoạn ‘động’ vì chúng dựa trên các điều kiện. Vì vậy, mỗi khi ai đó mới phù hợp với tiêu chí bạn đã cung cấp trong phân khúc, họ sẽ tự động được thêm vào đó. Điều tương tự cũng áp dụng nếu ai đó không còn phù hợp với tiêu chí của bạn, tức là họ sẽ bị xóa khỏi phân khúc.

Mẹo chuyên nghiệp: Một cách hay để sử dụng thực tế rằng các phân đoạn là ‘động’ là tạo một số phân đoạn dựa trên mức độ tương tác của người dùng trong giao tiếp của bạn. Điều này sẽ giúp nhắm mục tiêu các nhóm con riêng lẻ với nội dung phù hợp và tần suất giao tiếp khác nhau.

Cách tạo phân khúc bằng tính năng Điểm tương tác
Cách tạo phân khúc bằng tính năng Điểm tương tác
Tạo phân đoạn trước thời hạn sử dụng tính năng Điểm tương tác
Tạo phân đoạn trước thời hạn sử dụng tính năng Điểm tương tác

Bạn cũng có thể sử dụng Tự động hóa tiếp thị để thêm thẻ liên hệ nhằm phân đoạn người đăng ký của mình dựa trên các sự kiện và hành động trong quy trình làm việc của bạn. Giả sử bạn muốn gắn thẻ tất cả những người đã vào danh sách email của bạn nhưng không mở email chào mừng của bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là thiết lập quy trình làm việc và thêm một hành động sẽ gắn thẻ người đăng ký của bạn dựa trên hành động của họ, như sau:

Quy trình làm việc email chào mừng mở rộng gắn thẻ những người dùng không mở thư chào mừng.
Quy trình làm việc email chào mừng mở rộng gắn thẻ những người dùng không mở thư chào mừng

Và khi bạn đã gắn thẻ những người đã thực hiện hoặc không thực hiện một hành động cụ thể, một lần nữa bạn đi tới danh sách của mình, tìm kiếm các địa chỉ liên hệ bằng một thẻ cụ thể và lưu nó dưới dạng một phân đoạn:

Tìm kiếm địa chỉ liên hệ dựa trên thẻ được chỉ định.
Tìm kiếm địa chỉ liên hệ dựa trên thẻ được chỉ định

Nhờ cách tiếp cận này, bạn có thể đặt tính năng lọc liên hệ của mình trên chế độ lái tự động và tự động thêm người nhận email vào các phân đoạn có liên quan.

5. Kích hoạt lại những người đăng ký chưa đăng ký

Bạn có người đăng ký chưa kết nối? Bạn biết đấy, những người chưa mở bất kỳ email nào của bạn hoặc không nhấp vào bất kỳ liên kết nào trong 90 ngày?

Thông thường, sự bất thường này bắt nguồn từ:

  • Mọi người đã bỏ qua một số email của bạn và ISP bắt đầu lọc các tin nhắn của bạn vào thư mục spam.
  • Mọi người không còn quan tâm đến một danh mục nhất định hoặc đã mua một sản phẩm phục vụ nhu cầu của họ.
  • Mọi người đã chuyển đến một vị trí khác hoặc thay đổi công việc và lời đề nghị của bạn không còn phù hợp hoặc thậm chí không thể tiếp cận họ.

Đó là điều tự nhiên và bạn không nên buồn khi điều này xảy ra. Tuy nhiên, bạn không nên bỏ qua nó và tiếp tục nhắm mục tiêu đến đối tượng của mình với hy vọng họ sẽ đột nhiên quan tâm hoặc tham gia.

Bạn nên biết rằng ISPS rất chú ý đến mức độ tương tác của người dùng với nội dung của bạn. Nếu một số lượng đáng kể người nhận của bạn tỏ ra không quan tâm, một phần lớn email của bạn sẽ được chuyển đến thư mục rác, hoặc hoàn toàn không.

Do đó, những gì bạn nên làm là đảm bảo rằng bạn thường xuyên thu hút lại những người đăng ký chưa quen thuộc của mình thông qua các chiến dịch được gửi theo cách thủ công hoặc tốt hơn là các chuỗi tự động.

Dưới đây là một ví dụ về quy trình tự động hóa tiếp thị bên trong GetResponse sẽ giúp bạn chạy loại chiến dịch này trên chế độ lái tự động:

Quy trình tự động hóa tiếp thị tương tác.
Quy trình tự động hóa tiếp thị tương tác

Lưu ý: Trong quy trình làm việc này, chúng tôi đã sử dụng một phân đoạn bao gồm những người đã ở trong danh sách của chúng tôi hơn 180 ngày và đã được hệ thống của chúng tôi công nhận là không bị ảnh hưởng (điểm tương tác của họ là -3).

Những người đăng ký chưa được kết nối đã có trong danh sách hơn 180 ngày.
Những người đăng ký chưa được kết nối đã có trong danh sách hơn 180 ngày

Và như một nguồn cảm hứng, đây là một ví dụ về chiến dịch tương tác lại do MVMT gửi đến những người đăng ký đã trở nên không bị thu hút:

Chiến dịch email tương tác từ nhà bán lẻ trực tuyến, MVMT.
Chiến dịch email tương tác từ nhà bán lẻ trực tuyến MVMT

6. Tự động xóa những người đăng ký không liên quan

Giờ đây, cũng có lúc các chiến dịch tương tác lại không thành công.

Bạn nên làm gì tiếp theo? Tốt nhất, sau một vài lần thử không thành công, bạn nên chặn những liên hệ này khỏi các thư trong tương lai của mình hoặc xóa chúng khỏi danh sách của bạn hoàn toàn.

Mặc dù đây có vẻ là một cách tiếp cận quyết liệt, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ, nơi mọi khách hàng tiềm năng đều có giá trị, nhưng bạn nên xem xét khả năng phân phối không tốt có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn như thế nào. Hầu như luôn ít tốn kém hơn khi thu hút những người liên hệ mới, những người sẵn lòng làm ăn với bạn.

Vì vậy, làm thế nào để bạn làm điều này? Có hai cách để thực hiện quá trình này – cách thủ công và cách tự động.

Cách thủ công yêu cầu bạn tìm kiếm các địa chỉ liên hệ này giống như cách bạn làm khi thiết lập phân đoạn. Ví dụ: ở đây, chúng tôi đã tìm kiếm những địa chỉ liên hệ chưa mở bất kỳ email nào của chúng tôi trong 180 ngày qua và đã ở trong danh sách của chúng tôi hơn 180 ngày.

Những người liên hệ đã không mở bất kỳ email nào của chúng tôi trong 180 ngày qua.
Những người liên hệ đã không mở bất kỳ email nào của chúng tôi trong 180 ngày qua

Lưu ý: Điều này chỉ hoạt động nếu khi thêm địa chỉ liên hệ mới vào danh sách của mình, bạn chỉ định cho họ một ngày Trả lời tự động với giá trị “0”.

Khi chúng tôi đã tìm thấy phân đoạn này và không thể thu hút lại chúng, tất cả những gì chúng tôi cần làm là chọn tất cả chúng và nhấp vào hành động – “Xóa khỏi danh sách”.

Bây giờ, cách tự động yêu cầu một quy trình làm việc. Đó có thể là một quy trình làm việc độc lập hoặc chỉ là một phần bổ trợ cho quy trình làm việc tương tác lại của bạn mà chúng tôi đã tạo ở bước trước. Đây là những gì nó có thể trông như thế này:

Xóa địa chỉ liên hệ khỏi danh sách thông qua quy trình tự động hóa tiếp thị
Xóa địa chỉ liên hệ khỏi danh sách thông qua quy trình tự động hóa tiếp thị

Quá trình này dễ dàng hơn nhiều, đặc biệt nếu bạn có quy mô lớn, nhưng nó cũng có thể phản tác dụng, vì vậy hãy cẩn thận. Bạn không muốn đặt các điều kiện quy trình làm việc của mình quá nghiêm ngặt, vì có thể bạn sẽ xóa nhiều địa chỉ liên hệ hơn những gì bạn có được thông qua nỗ lực tạo khách hàng tiềm năng.

7. Trong mỗi email, hãy nhắc người đăng ký họ đã chọn tham gia vào danh sách email của bạn 

Người đăng ký email trung bình trong danh sách liên hệ của bạn nhận được 416 email mỗi tháng từ các danh sách khác mà họ đã đăng ký. Vì vậy, bạn có thể tưởng tượng họ có thể dễ dàng quên họ thậm chí đã đăng ký nhận email của bạn như thế nào. 

Và nếu họ không nhớ họ đã đăng ký, rất có thể họ sẽ ngừng tương tác với nội dung của bạn hoặc thậm chí tệ hơn, báo cáo email của bạn là spam. Điều này sẽ làm tổn hại danh tiếng của bạn với các nhà cung cấp hộp thư như Gmail, Yahoo Mail, v.v.

Đây là nơi đưa ra lời nhắc về quyền. Trong mỗi email bạn gửi, hãy nhắc người đăng ký của bạn rằng họ đã chọn nhận email của bạn bằng cách đăng ký trên trang web hoặc trang đích của bạn và họ có thể dễ dàng chọn không tham gia nếu muốn.

Lời nhắc quyền là một câu nói ngắn gọn, đơn giản nhắc nhở người đọc bạn là ai và họ đã kết thúc bằng cách nào trong danh sách liên hệ của bạn. Và chúng thường ở chân trang. Dưới đây là một ví dụ điển hình về lời nhắc cấp quyền từ New York Times:

Lời nhắc quyền trong chân trang email
Lời nhắc quyền trong chân trang email

Bất kể bạn đang ở đâu trên thế giới, có những luật riêng tư mà bạn phải tuân theo. Ví dụ, ở Canada, có Luật chống thư rác của Canada (CASL) . Ở Hoa Kỳ, có Đạo luật CAN-SPAM và ở Liên minh Châu Âu (EU), có Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) .

Và những luật này chỉ đơn giản là không dung thứ cho thư rác và yêu cầu bạn phải có sự cho phép rõ ràng để gửi thông tin tiếp thị đến các địa chỉ liên hệ của bạn. Vì vậy, nếu người đăng ký của bạn quên rằng họ đã chọn vào danh sách của bạn và chọn đánh dấu email của bạn là thư rác, bạn có thể bị phạt.

Mặc dù, khi bạn đã có được sự đồng ý ban đầu để gửi email, bạn không bắt buộc phải đưa vào lời nhắc về quyền theo quy định của pháp luật. Nhưng thêm chúng vào email của bạn sẽ giúp bạn đảm bảo tuân thủ, tăng tỷ lệ phân phối và sự tin tưởng của người đăng ký đối với bạn.

8. Tự động xóa các địa chỉ email bị trả lại

Có hai loại trả lại – trả lại mềm và trả lại cứng.

Những cái mềm thường là tạm thời và có nghĩa là không thể truy cập hộp thư vào một thời điểm cụ thể, ví dụ như vì hộp thư đã đầy. Mặt khác, những lần trả lại khó khăn là vĩnh viễn. Chúng có nghĩa là địa chỉ email không thể truy cập được vì nó chẳng hạn như không tồn tại hoặc không hợp lệ.

Mặc dù những đợt tăng nhẹ không phải lúc nào cũng có nghĩa là rắc rối, nhưng chúng có thể là dấu hiệu của một vấn đề rộng lớn hơn. Và với tư cách là một người gửi có uy tín, bạn không muốn có tỷ lệ thoát cao – bất kể số lần gửi của bạn là cứng hay mềm. Đó là bởi vì tỷ lệ thoát cao cho thấy với ISP rằng các phương pháp quản lý danh sách email của bạn không đạt tiêu chuẩn.

Và các ISP có thể làm gì nếu họ thấy rằng bạn đang hành động như vậy? Họ có thể hoãn việc gửi email của bạn, tạm thời chặn việc gửi của bạn hoặc chặn bạn vĩnh viễn cho đến khi bạn thực hiện các thay đổi đối với các phương pháp của mình.

Bây giờ, nếu bạn đang sử dụng phần mềm tiếp thị qua email, trong hầu hết các trường hợp, bạn không cần phải lo lắng về việc xử lý thư bị trả lại. Các công cụ như GetResponse tự động quản lý số trang không truy cập và xóa các địa chỉ liên hệ gây ra số trang không truy cập mạnh sau hai lần thử và những người trả lại số lần trả lại nhẹ sau bốn lần thử (trong một số trường hợp cụ thể, như hộp thư đầy, sau 30 ngày).

Ngoài việc quản lý số trang không truy cập tự động cho bạn, GetResponse còn cung cấp cho bạn phân tích thời gian thực, qua đó bạn có thể xem chiến dịch tiếp thị qua email của mình đang hoạt động như thế nào. Một báo cáo cụ thể hiển thị cho bạn thông tin chuyên sâu về tỷ lệ thoát của bạn và chia nhỏ các loại số trang không truy cập được trả lại trong lần gửi của bạn.

Báo cáo tỷ lệ thoát email bên trong bảng điều khiển GetResponse Email Analytics.
Báo cáo tỷ lệ thoát email bên trong bảng điều khiển GetResponse Email Analytics .

Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn đang sử dụng công cụ CRM cùng với giải pháp tiếp thị qua email của mình, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng chúng được đồng bộ hóa tự động. Nếu các địa chỉ liên hệ chọn không tham gia hoặc tự động bị xóa khỏi phần mềm tiếp thị qua email của bạn, bạn sẽ muốn điều tương tự xảy ra bên trong cơ sở dữ liệu chính bên trong CRM.

9. Sử dụng hệ thống tính điểm để đánh giá mức độ tương tác

Khi bạn sử dụng hệ thống tính điểm để đánh giá mức độ tương tác của từng người đăng ký trong danh sách email của mình, bạn sẽ có thể đo lường tỷ lệ tương tác của họ. 

Nếu phần mềm tiếp thị qua email của bạn cho phép bạn làm điều này, thì đó là một mỏ vàng. 

Ví dụ: trong GetResponse, bạn có thể phân bổ điểm số riêng lẻ (giả sử, 10 điểm) cho mỗi liên hệ hoặc người đăng ký thực hiện các chức năng nhất định. Theo cách tương tự, bạn có thể trừ điểm từ điểm tương tác của họ khi họ không thực hiện một số hành động do bạn đặt ra. 

Thêm và xóa điểm ghi điểm dựa trên hoạt động liên hệ trong Tiếp thị tự động hóa.
Thêm và xóa điểm ghi điểm dựa trên hoạt động liên hệ trong Tiếp thị tự động hóa.

Vì vậy, điểm số cao hơn tương đương với những người đăng ký hoặc khách hàng khỏe mạnh và hạnh phúc hơn.

Và khi bạn kết hợp hệ thống tính điểm với quy trình làm việc tự động hóa, bạn có thể:

  • Chỉ định điểm cho các hoạt động và hành vi đã chọn.
  • Chỉ định điểm cho người dùng có các thuộc tính cụ thể (ví dụ: không sử dụng miền email miễn phí)
  • Xây dựng các chương trình phần thưởng cho những người đăng ký có giá trị nhất.
  • Sử dụng điểm số phản ánh mức độ tương tác và giá trị khi bạn tinh chỉnh hồ sơ người đăng ký cá nhân.
  • Tạo hệ thống cảnh báo sớm để kích hoạt kết quả của việc giảm mức độ tương tác.

Mẹo nội bộ: Sử dụng trung tâm trợ giúp GetResponse làm hướng dẫn hành động Ghi điểm của bạn. 

10. Gửi chuỗi email được cá nhân hóa dựa trên hệ thống tính điểm của bạn

Giả sử bạn đã đặt phần mềm email của mình để cho người đăng ký 10 điểm cho mỗi hoạt động họ thực hiện, bạn có thể kích hoạt một số email nhất định được gửi cho họ vì họ đã tham gia và phản hồi các chiến dịch của bạn.

Ví dụ: bạn có thể thiết lập một tình huống như thế này trong phần mềm tự động hóa email của mình: 

Quy trình tự động hóa tiếp thị với ba bước tiếp theo để kiểm tra xem người dùng có truy cập trang thanh toán hay không.
Quy trình tự động hóa tiếp thị với ba bước tiếp theo kiểm tra xem người dùng có truy cập trang thanh toán hay không

Khi người đăng ký đạt ít nhất 40 điểm> hãy gửi email thuyết phục họ mua khóa học trực tuyến của bạn. Nếu họ không mua khóa học hoặc trả lời email của bạn sau hai ngày, hãy gửi cho họ một email tiếp theo. Nếu họ không trả lời trong hai ngày nữa> hãy gửi một email tiếp theo khác. Nếu họ vẫn không mua> đừng gửi email nữa và trừ điểm cho họ.

Gửi email cho người đăng ký của bạn dựa trên điểm số tương tác của họ sẽ giúp bạn gửi email đến đúng người và vào đúng thời điểm. Và điều này sẽ làm tăng tỷ lệ tương tác và chuyển đổi của bạn.

11. Sử dụng thử nghiệm A / B để xác định những gì hoạt động

Nếu bạn đã làm tiếp thị trong bất kỳ khoảng thời gian nào, có thể bạn đã quen thuộc với cách hoạt động của thử nghiệm A / B. Nhưng nếu không, thử nghiệm A / B hoặc thử nghiệm tách biệt là thử nghiệm trong đó bạn tạo hai (hoặc nhiều) biến thể của cùng một chiến dịch để xem biến thể nào hoạt động tốt nhất. 

Khi kết thúc thử nghiệm, biến thể chiến thắng sẽ trở thành biến thể mà bạn tiếp tục làm việc để có được kết quả tốt nhất.

Với thử nghiệm kiểm tra A / B, bạn có thể đo lường hiệu suất của email để xác định email nào hiệu quả nhất. Và đây là một số ví dụ về các yếu tố để so sánh:

  • Dòng chủ đề
  • Tiêu đề
  • Ảnh chụp anh hùng
  • Ưu đãi chính
  • Độ dài của email
  • Màu sắc ảnh hưởng đến chuyển đổi của bạn như thế nào
  • Các kiểu bố cục
  • Tiêu đề và nội dung
  • Hình ảnh và video
  • Các yếu tố điều hướng

Bạn càng chạy thử nghiệm, bạn càng hiểu rõ hơn về đối tượng mục tiêu của mình và khả năng phân phối, mức độ tương tác và tỷ lệ chuyển đổi của bạn sẽ càng trở nên tốt hơn.

GetResponse có toàn bộ phần dành riêng cho thử nghiệm A / B . Tạo những thông điệp đẹp thật dễ dàng với trình chỉnh sửa hiện đại của chúng tôi.

Nếu bạn quan tâm, đây là cấu hình kiểm tra AB trông như thế nào bên trong công cụ của chúng tôi.

Chức năng thử nghiệm phân tách cho phép bạn thử nghiệm với các chiến dịch email của mình.
Chức năng thử nghiệm phân tách cho phép bạn thử nghiệm với các chiến dịch email của mình
Cấu hình thử nghiệm kiểm tra phân tách - chọn quy mô đối tượng của bạn.
Cấu hình thử nghiệm kiểm tra phân tách – chọn quy mô đối tượng của bạn

Lưu ý, bạn có thể chọn để thiết kế chiến thắng được gửi tự động đến những người còn lại của bạn. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giúp bạn khởi chạy các chiến dịch email của mình hiệu quả hơn.

12. Chuyển đổi nhà cung cấp dịch vụ email (ESP)

Đôi khi, bạn sử dụng bao nhiêu phương pháp hay nhất về quản lý danh sách email không quan trọng, chuyển đổi nhà cung cấp dịch vụ email có thể là lựa chọn tốt nhất của bạn.

Một trong những lý do lớn nhất để chuyển đổi là khả năng phân phối. Nếu tỷ lệ khả năng phân phối của bạn thấp, bạn có thể thử một số phương pháp hay nhất để hỗ trợ. Nhưng nếu bất kể bạn đã thử bất cứ điều gì, tỷ lệ của bạn vẫn ở mức thấp, thì bạn nên cân nhắc chuyển đổi nhà cung cấp dịch vụ email của mình.

Đương nhiên, khi di chuyển giữa các nhà cung cấp, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn di chuyển các thông tin cần thiết như:

  • các mẫu email của bạn,
  • địa chỉ liên hệ cùng với thẻ liên hệ và các thuộc tính cá nhân khác,
  • phân đoạn và danh sách loại bỏ,
  • biểu mẫu và trang đích,
  • quy trình làm việc tự động hóa.

Mặt khác, bạn sẽ tốt hơn nếu bỏ qua những điều này trong quá trình di chuyển của mình:

  • những người liên hệ đã hủy đăng ký khỏi danh sách của bạn,
  • địa chỉ liên hệ bị trả lại và lẽ ra đã bị xóa,
  • những người đã báo cáo email của bạn là thư rác.

Và nếu bạn đang cân nhắc chuyển sang GetResponse, thật dễ dàng để di chuyển danh bạ từ nhà cung cấp hiện tại vào danh sách GetResponse của bạn . Bạn có thể thêm hàng nghìn địa chỉ liên hệ cùng với các trường tùy chỉnh của họ trong vòng vài phút. 

Cải thiện tiếp thị qua email của bạn thông qua quản lý danh sách email

Quản lý danh sách email là một phần thiết yếu của bất kỳ chiến lược tiếp thị email nào. Và với nó, bạn sẽ tăng ROI của mình và cải thiện chất lượng danh sách liên hệ của bạn so với số lượng của nó. 

Điều tốt là bạn có hướng dẫn này miễn phí. Bây giờ, hãy tiếp tục, sử dụng những gì chúng tôi đã chia sẻ ở đây để sắp xếp danh sách email của bạn. Tiếp tục gửi các chiến dịch email phù hợp và được cá nhân hóa cho người đăng ký của bạn! Sự cải thiện ở điểm mấu chốt sẽ làm cho tất cả các nỗ lực tiếp thị qua email của bạn trở nên xứng đáng!

Và nếu bạn đang cân nhắc chuyển sang nhà cung cấp dịch vụ tiếp thị qua email mới, bạn có thể dùng thử GetResponse hoàn toàn miễn phí trong 30 ngày. Được trang bị các công cụ của chúng tôi, bạn sẽ thấy việc quản lý danh sách email dễ dàng và thú vị.

Lấy đồ họa thông tin này và đi đúng hướng

Bạn muốn lưu thông tin này để sử dụng sau? Nhận đồ họa thông tin miễn phí của chúng tôi nêu bật các phương pháp mà chúng tôi đã mô tả trong bài viết này và sử dụng nó để luôn đi đúng hướng với các chiến dịch tiếp thị qua email của bạn.

Để tải xuống đồ họa thông tin ở độ phân giải đầy đủ, hãy truy cập Tài nguyên GetResponse của chúng tôi tại đây hoặc nhấp vào đồ họa thông tin trực tiếp.

12 Thực tiễn Tốt nhất về Quản lý Danh sách Email - đồ họa thông tin.
12 Thực tiễn Tốt nhất về Quản lý Danh sách Email – Đồ họa thông tin. Nhấp vào hình ảnh để xem đồ họa thông tin ở độ phân giải đầy đủ.

Comments

  1. Matt
    03/26/2014
  2. john
    03/26/2014
  3. Cobus Bester
    03/26/2014
    • Coen Jacobs
      03/26/2014

Write a Comment